La micro entreprise est une forme simplifiée et légère de l’entreprise individuelle. Cette structure dispose d’une fiscalité parfaitement adaptée aux entreprises artisanales, commerciales et aux fonctions libérales. Ce statut a connu plusieurs modifications depuis sa création en 1992. Ce statut a été mis sur pied pour inciter à la création d’entreprises et favoriser l’émergence dans l’hexagone. À travers ce guide de fonctionnement de la micro-entreprise, vous cernerez de fonds en comble tous les aspects juridiques et sociaux liés à ce statut.
La comptabilité de la micro-entreprise
C’est une comptabilité ultra-simplifiée qui répond aux exigences de célérité. Dans la cadre de la gestion d’une micro-entreprise, l’entrepreneur n’a pas de contrainte de présentation de bilan ou de compte de résultat. Il n’est donc pas astreint à détenir toute la documentation comptable comme dans le cas d’une société. La procédure est réduite compte tenu de la forme juridique de l’entreprise. La micro-entreprise dispose quand même de règles à suivre.
Utilisation du livre-journal pour enregistrer les recettes
L’enregistrement des recettes dans un livre journal fait partie des obligations comptables de ce genre de structure. Le chef de la micro-entreprise doit assurer la traçabilité des ventes en réalisant un enregistrement régulier de toutes les sommes encaissées dans un document réalisé pour la circonstance. La loi énumère de façon exacte la nature du support à utiliser. Il peut s’agir d’un support informatique comme Excel, d’un livre comptable ou encore d’un logiciel de comptabilité qui assure l’enregistrement efficace des données. En ce qui concerne la tenue du livre des recettes, l’enregistrement n’a pas un caractère facultatif, mais obligatoire. L’enregistrement s’effectue quotidiennement en suivant l’ordre des opérations.
Les enregistrements des recettes se fait dans le moindre détail en indiquant le libellé de la nature de l’opération et la provenance, le mode de paiement et la somme. Il faut également indiquer les références des pièces comptables justifiant les opérations. Au moment du dépôt des recettes à la banque, il est important de faire figurer le montant total sur un bordereau de transmission à la banque. Les pièces comptables doivent être bien entendu bien conservées.
L’enregistrement au registre des achats
Le registre des achats est un outil essentiel qui répertorie l’ensemble des achats effectués au cours de l’année suivant un ordre chronologique. L’entrepreneur spécifie dans ce registre le libellé de la nature des produits, le mode de paiement, le montant ainsi que les numéros des pièces comptables afférentes. L’enregistrement est fait avec le plus de détails possibles. Le manager a l’obligation de pourvoir au registre d’achats qu’il peut se procurer dans une librairie et le remplir à l’aide du plan comptable. Il peut aussi décider de procéder à un enregistrement informatique à partir de logiciel comme pour le cas des recettes.
La gestion des devis et de la facturation
La TVA figure sur les factures et devis à condition que le micro-entrepreneur ait choisi le régime réel de TVA, dans le cas contraire les devis et factures sont réalisés sans TVA. La facture est un élément important dans le dispositif comptable. Ce document dispose à la fois d’un caractère comptable et commercial.
La réalisation d’une facture ne se fait pas au hasard, elle doit contenir certaines informations cruciales comme le numéro d’immatriculation au registre à la chambre des métiers ou au RCC. Selon l’article 293B du Code Général des Impôts, la mention « TVA non applicable » doit y figurer. Il faut également souligner la présence du numéro SIREN accordé par l’INSEE. Les identifiants de l’entreprise doivent figurer sur ce document à savoir l’adresse du siège social, du statut juridique et du nom de l’entrepreneur.
Afin de connaître le client redevable, son nom complet et l’adresse doivent figurer sur la facture. Un numéro unique est également attribué à la facture qui dispose d’une date de réalisation de l’opération. Généralement sous forme de tableau, la quantité, le prix unitaire et les désignations figurent en bonne place dans le haut du tableau. En bas les totaux sont aussi mentionnés.
Lorsque certains produits ou services ont fait l’objet de remise, rabais, ristournes ou escomptes, cela doit figurer sur la facture. La date et le mode de règlement sont une mention très importante qu’il ne faut pas oublier.
La loi stipule en ses articles L.441-3, L.441-6, et D.441-5 du code de commerce l’obligation de mentionner l’indemnité forfaitaire de 40 € concernant les frais de recouvrement. Les taux des pénalités exigibles sont d’une importance capitale et doivent aussi être indiqués avec le montant et la cause de la pénalité. La police d’assurance, son champ d’application ainsi les coordonnées de l’assureur doivent être imprimées au niveau de l’en-tête.
La possession d’un compte bancaire spécifique pour les opérations
Pour éviter tout amalgame, la loi dispose en son article L.133-6-8-4 du code de la sécurité sociale que la micro-entreprise doit avoir un compte à part pour la gestion de ses transactions bancaires. Le chef d’entreprise doit disposer d’un compte bancaire spécifique affecté aux transactions financières de cette structure.
Cette mesure a été mise en œuvre pour éviter la fraude. Toute personne sous le régime fiscal de la micro-entreprise doit honorer cet engagement même si le compte n’est pas professionnel. Il suffit d’avoir un simple compte ordinaire. Au cas où l’entrepreneur décide de passer à une Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée (EIRL), alors l’obligation lui sera faite par la loi de disposer d’un compte bancaire professionnel.
Gestion de la TVA au niveau de la Micro-entreprise
L’univers de la micro-entreprise évolue sous un système d’exonération ou de franchise de TVA. Ce type de structure peut donc commercialiser uniquement en hors taxe. La difficulté de ce genre de structure est que les produits acquis englobent la TVA. Il faut donc mettre en place une politique efficace de prix pour ne pas connaître de déficit et pouvoir réaliser une marge acceptable. L’entrepreneur n’est pas obligé de collecter la TVA pour l’État, car il ne possède pas de numéro de TVA.
Cette spécificité du mécanisme de franchise a un impact réel sur les prix de vente. De même que sur la trésorerie lorsqu’il faut acquérir du matériel ou réaliser du stock. A tel point que les entreprises sous ce régime et qui opèrent au-delà des frontières se voient obligées de faire la requête d’un numéro de TVA. Ce numéro intracommunautaire s’obtient auprès du service des impôts des entreprises. Cette option n’annule pas l’exonération de TVA. Elle implique la taxation des achats intracommunautaires dans l’hexagone.
Comment faire sa déclaration du chiffre d’affaires ?
La détermination du bénéfice ?
La détermination de l’assiette imposable est très simple au niveau de la micro-entreprise. Le bénéfice est chiffré par l’administration dans le cadre du régime micro-fiscal. Pour la détermination, le processus est simple. On prend le chiffre d’affaires annuel (hors taxes) auquel on applique une déduction forfaitaire. Pour obtenir ce montant forfaitaire, on applique selon la catégorie d’activité des taux différents.
Les activités commerciales, de prestations de services et les activités libérales sont respectivement soumises à des abattements respectifs de 71 %, 50 % et 34 %. Une fois que les recettes réelles ont subi cette déduction, on se retrouve avec un bénéfice imposable respectif de 29 %, 50 % et 66 % pour chacune des catégories d’activités.
Il faut dire que ce forfait prend déjà en compte toutes les autres charges déductibles de l’entreprise à savoir les frais financiers, les charges d’exploitation et les amortissements. L’abattement appliqué au chiffre d’affaires réellement encaissé couvre tout. Y compris après l’application de l’abattement sur le chiffre d’affaires.
On intègre ensuite au bénéfice, les autres recettes du foyer fiscal auquel on applique un taux d’imposition qui permet d’obtenir directement l’IR. Depuis 2016, les taux applicables sont de 2 % pour les activités de type libérales, de 7 % pour les services et de 1 % pour les activités commerciales. Le chiffre d’affaires peut se déclarer chaque mois ou chaque trimestre. Le paiement de l’IR ne peut souffrir d’aucune contestation. Le versement fiscal une fois versé est irrévocable. Pas de compensation ou de régularisation possible.
La détermination des diverses charges sociales ?
Les cotisations sociales sont faciles à calculer en matière de micro-entreprise. Le système vous facilite la vie. Il suffit d’appliquer le taux défini par la loi au chiffre d’affaires. Depuis 2016, les taux applicables sont respectivement de 4 %, 1 % et 9 % pour les activités commerciales, les prestations de services et les activités libérales.
En plus des cotisations sociales, l’entrepreneur est redevable de la contribution à la formation professionnelle (CFP) qui se paie conjointement. Cette cotisation se détermine en appliquant les taux respectifs de 3 %, 1 % et 2 % respectivement sur le chiffre d’affaires des activités artisanales, des activités commerciales et la dernière catégorie : des activités libérales et les prestations de services.
Les autres taxes perçues au niveau de la micro entreprise
La réalité de la cotisation foncière des entreprises (CFE)
Il existe plusieurs taxes comme celles pour frais de chambre de commerce ou de métiers qui sont payées en fonction de l’activité et peuvent être réglées en ligne.
La possibilité de déclaration et de paiement en ligne
Le paiement sécurisé sur internet permet au gérant de la micro-entreprise de faire la déclaration de son chiffre d’affaires et de procéder au règlement de sa facture sur la toile. Une interface officielle est disponible à l’adresse www.lautoentrepreneur.fr pour vous accueillir en enregistrant votre nom, prénom, numéro SIRET et le mot de passe.
1 jour après votre inscription, il est possible de commencer à effectuer votre déclaration de façon mensuelle ou trimestrielle. Le paiement des charges sociales sur internet vous génère un accusé de réception pour le paiement que vous devez obligatoirement conserver.
L’étape du contrôle fiscal ?
Le contrôle fiscal est une étape cruciale qui crée parfois de l’angoisse à l’entrepreneur. Il intervient de manière inopinée. Les contrôles fiscaux peuvent intervenir sur pièces ou sur place. La micro-entreprise fait généralement objet de ce contrôle sur pièce puisque leur comptabilité est hyper-simplifiée.
Il s’agit pour les contrôleurs d’examiner les déclarations effectuées par la structure et éventuellement de contrôler les pièces justificatives. Le contrôleur décèle les erreurs et les corrige.
Pour réussir votre contrôle fiscal, il faut vérifier toutes les mentions légales devant figurer sur les documents officiels. Il faut également faire le suivi du chiffre d’affaires pour ne pas excéder les plafonds autorisés par l’administration et assurer une tenue parfaite des livres comptables de la micro-entreprise.
Même nul, le chiffre d’affaires doit toujours être déclaré.
Il faut aussi faire ses déclarations de manière honnête et surtout à temps. Respecter les normes de gestion, les procédures et avoir un compte bancaire spécifique pour éviter les pénalités ou des amendes.
Autant d’exigence et d’obligations qu’il faut respecter.
Des défauts de déclarations successives peuvent causer la perte du régime de la micro-entreprise. Des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 75 000 € peuvent vous être infligées pour absence de mentions obligatoires au niveau d’une facture. Les mentions erronées peuvent aussi causer des amendes fiscales de 15 € par facture.
Toutefois, l’administration fiscale ne dépasse jamais 25 % du montant de la facture.
Comment choisir la méthode d’imposition ?
Il existe deux modes d’imposition pour la micro-entreprise à savoir le versement libératoire de l’IR et le régime classique de droit commun.
Dans les deux cas l’assiette imposable est différente, il faut donc opérer un choix judicieux et optimum entre les deux systèmes d’imposition en procédant par comparaison. Au-delà d’un certain chiffre d’affaires, le versement libératoire de l’IR devient plus intéressant.
Lorsque votre chiffre d’affaires n’est pas trop élevé, l’option du régime d’imposition classique est plus alléchante. Au cas où le chef d’entreprise voudrait réaliser des investissements au niveau commercial ou effectuer l’achat de matériel ou de marchandises pour le stock, il est préférable de se mettre sous le régime réel d’imposition. Il faudra aussi penser à la transformation de l’entreprise en SASU.
Le contrôle périodique du chiffre d’affaires
Le chiffre d’affaires est plafonné au niveau du régime de la micro-entreprise. Il faut donc effectuer un suivi régulier pour ne pas perdre son statut. Le calcul régulier des montants de recettes inscrites dans le livre-journal des recettes et les logiciels de gestion des micro-entreprises peuvent vous permettre de réaliser des graphiques pour un suivi correct de l’évolution du chiffre d’affaires à tout moment. Ce logiciel assure aussi l’enregistrement des recettes et des achats des registres et facilite l’émission des factures et devis.
Après 2 ans consécutifs sans chiffre d’affaires, vous ne pouvez plus conserver votre statut de micro-entreprise.
Toutefois, vous conservez ce statut pour 2 années supplémentaires, même en cas de dépassement du plafond du chiffre d’affaires, mais à condition de ne pas excéder le plafond majoré. En cas de dépassement du plafond majoré, la structure passe systématiquement au régime réel dès le début du mois suivant.
Le point sur le statut de la micro-entreprise
En définitive, le régime de la micro-entreprise est un mode hyper-simplifié qui allège les procédures administratives. La comptabilité est simple à réaliser, les charges sociales et les impôts se déterminent très aisément.
Le manager assure la bonne tenue de sa comptabilité à travers un registre pour les achats et un livre-journal pour les recettes. L’entrepreneur doit disposer d’un compte spécifique pour ses opérations financières et contrôler régulièrement son chiffre d’affaires.
Enfin, l’entrepreneur doit faire preuve de rigueur et de vigilance pour ne pas subir les rigueurs de la loi lors de l’éventuel contrôle fiscal.