Tout individu proposant des prestations de formation professionnelle continue est tenu de déposer une déclaration initiale auprès de la préfecture. Et de transmettre à celle-ci chaque année un bilan financier et pédagogique. Pour pouvoir accomplir toutes ces formalités, vous aurez besoin d’un numéro de déclaration d’activité. Avant de lire cet article, je vous conseille de lire notre article sur les taxes à payer en tant qu’auto entrepreneur.
Déclaration d’activité des formateurs : pour qui ?
Cette formalité est obligatoire pour tous les prestataires de formation. Elle doit se faire dans les trois premiers mois qui suivent la signature du contrat de formation ou de convention. Après, un numéro d’enregistrement de cette déclaration figure sur les contrats ou les conventions. S’il n’y a pas de convention, le numéro peut être inscrit sur les bons de commande. Mais également sur les factures ou encore sur les contrats de formation.
Il faut noter que l’entreprise qui propose à son personnel des formations en interne par ses propres moyens n’est pas obligée de faire cette déclaration. Idem pour le prestataire de formation qui propose des formations à des particuliers dans le cadre de leurs activités de loisirs.
Comment se déroule la déclaration initiale d’activité ?
Les informations suivantes doivent figurer sur votre déclaration initiale d’activités :
la dénomination de votre organisme, son adresse, l’objet de votre activité, votre statut juridique et les éventuelles autres activités exercées par votre organisme.
Le document doit être déposé auprès le service régional de la SRC (service régional de contrôle de la formation professionnelle) de la Dirrecte (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi). Cela peut être le service régional du lieu où se trouve le principal établissement du déclarant. Celui où se trouve le bureau assurant la direction effective ou le siège social. Ou encore le domicile du représentant de l’organisme en France.
Une fois que votre déclaration d’activité est envoyée, vous recevrez un numéro d’enregistrement. Sachez que votre déclaration est considérée comme faite même avant la réception de ce numéro. Ensuite, un délai de 30 jours est accordé au préfet pour donner sa réponse. Passé ce délai, s’il garde toujours silence, l’enregistrement prend effet automatiquement. Vous êtes tenu de déclarer tout changement de la déclaration initiale. (ex : dénomination, statut, adresse de l’organisme, l’identité de la personne responsable, etc.). Et ce dans un délai de 30 jours. Idem pour toute cessation d’activité ;
Tous les organismes de formations ainsi que les formateurs indépendants ayant fait leur déclaration d’activité sont enregistrés dans une liste publique. Celle-ci est consultable sur internet gratuitement. En plus, cette liste contient les informations relatives la raison sociale de l’organisme ainsi que ses effectifs. On y trouve aussi la déclaration des actions de formation données. Ainsi que le nombre de salarié et les personnes formées.
Les documents à fournir
Voici la liste des documents que vous devez présenter au moment de la déclaration :
- Un justificatif d’attribution de votre numéro SIREN
- Une photocopie du premier contrat ou celle de la première convention professionnelle. A défaut, vous pouvez présenter une photocopie du bon de commande ou de la facture de la première prestation.
- Une pièce justificative de l’inscription sur la liste arrêté par OPCA (organisme collecteur paritaire agréé). Si l’organisme présente la convention de bilan de compétence pour un employé pour appuyer sa déclaration.
Annulation ou refus de la déclaration d’activité
L’enregistrement d’activité peut être refusé ou annulé dans les cas suivants :
- Vous êtes frappé d’une interdiction d’exercer une prestation de formation professionnelle continue pendant 5 ans pour certains délits et crimes en lien avec des mouvements sectaires par exemple.
- Les prestations envisagées ou déjà réalisées ne vont pas dans le même sens que la formation professionnelle
- Une pièce justificative est manquante
- Une des conditions imposées n’est pas respectée.
Les motifs du refus doivent être clairement indiqués par le préfet. Idem pour les modalités de recours.
Le contrôle concerne les prestations de formation relatives aux recettes mentionnées dans le dernier rapport pédagogique et financier ainsi que les recettes versées entre la date de la fin de ce rapport et la date du contrôle.
Lorsque vous venez de déclarer votre activité, c’est-à-dire que vous n’êtes pas obligé de dresser le rapport pédagogique et financier, le contrôle porte alors sur les prestations que vous aurez réalisées.
Rapport pédagogique et financier
Après la déclaration de création, vous devez établir un BPF (bilan financier et pédagogique). Celui-ci doit retracer vos activités pendant l’année précédente. Il doit être établi avant le mois de mai de chaque année. Attention, l’organisme de formation doit en garder une copie. D’ailleurs, ce bilan est obligatoire pour tous les prestataires de formation, quelle que soit l’activité qu’ils exercent et leur statut juridique.
Pour les formations professionnelle continues, les établissements de formation de droit privé qui comptent plus de 15 244 euros de recettes hors taxes, il faut ajouter un compte de résultat et le bilan annexe du dernier exercice au bilan comptable.
Pour les établissements à activités multiples, il faut joindre un compte de résultat spécifique au rapport financier et pédagogique. Si le rapport n’est pas envoyé ou s’il ne fait mention d’aucune activité de formation, la déclaration n’est pas viable.
Notons qu’une déclaration à distance du bilan financier et pédagogique est possible. Vous pouvez le faire à travers le portail des démarches formation professionnelle et emploi.
Les différentes obligations d’un organisme de formation
Pour pouvoir exercer en tant que prestataire de formation, vous avez besoin d’avoir un numéro de déclaration d’activité, en plus de vous soumettre à une série d’obligations administratives et comptables. Le manquement à ces obligations vous expose à des sanctions administratives et pénale, surtout le retrait de votre numéro de déclaration d’activité.
Sachez que des agents de la Dirrecte peuvent contrôler votre activité de formation à tout moment. Lors de ces contrôles, vous devez présenter les différents documents qui justifient la réalisation des actions et du rattachement des dépenses de votre établissement.
Notez que vous pouvez vous inscrire à la réunion d’information mensuelle qui s’adresse particulièrement aux nouveaux prestataires.
Quelques questions-réponses sur le numéro de déclaration d’activité
Est-ce que le numéro de déclaration d’activité équivaut-il à l’agrément de l’Etat ?
Le numéro de déclaration d’activité n’est autre qu’un numéro d’enregistrement. Il ne peut donc être considéré comme un agrément ni une habilitation de l’Etat.
Selon l’article L.6352-12 du Code de travail, si un établissement de formation fait une publicité mentionnant la déclaration d’activité, il doit la formuler comme suit : « enregistré sous ce numéro… », avec de la précision suivante : « cet enregistrement n’équivaut pas à l’agrément de l’Etat ».
Le numéro d’activité et le domaine ainsi que la nature de l’action visée dans la convention ou contrat présenté lors de la déclaration sont-ils liés ?
Non. Un établissement peut exercer son activité en tant qu’organisme de formation dans n’importe quel domaine avec son numéro de déclaration d’activité. Ce dernier est alloué à l’établissement qui a tout à fait le droit d’étendre son activité et de recruter d’autres formateurs. De plus, il peut exercer une autre activité, principale ou secondaire, sachant que l’activité de formateur est loin d’être exclusive.
Le numéro d’activité peut-il être retiré par l’administration ?
Oui, vous risquez de perdre votre numéro d’activité si vous ne présentez pas votre bilan pédagogique et financier à l’administration ou si vous ne vous êtes jamais présenté à aucun atelier de formation professionnelle pendant un an.
Après un contrôle, le non-respect des conditions annoncées par le Code du travail peut conduire à l’annulation du numéro d’activité. Vous serez alors obligés de déposer une nouvelle demande si vous voulez entreprendre une activité de formation après l’annulation et le retrait de votre numéro de déclaration.
Que faire en cas de changement de situation de l’entreprise ?
En cas de cessation d’activité ou changement d’un des éléments liés à la déclaration d’activité initiale, vous avez un délai de 30 jours pour aviser par courrier le département du contrôle de la formation professionnelle. Cette solution est également envisageable en cas de changement de dénomination, de dirigeants, d’adresse ou encore de statut juridique.
Peut-on garder un numéro de déclaration d’activité en cas de changement de SIREN ?
Non, ce ne sera pas possible. En effet, l’attribution d’un nouveau SIREN veut dire qu’une nouvelle entité juridique vient d’être créée. La meilleure chose à faire dans ce cas est de déposer un dossier complet de demande de numéro de déclaration d’activité.
Tour d’horizon sur la formation professionnelle continue
Existe-t-il une définition précise permettant de savoir si les actions menées correspondent à la formation professionnelle continue ?
Cela n’existe pas parce que cette définition est censée indiquer la typologie des différentes actions, le respect des dispositions concernant les principaux objectifs de la formation, les modalités de déroulement en lien avec la nature du public, les connaissances transmises et la durée de la formation.
Quels sont alors les genres d’actions en lien avec la formation professionnelle continue ?
L’article L.6313-1 du Code du travail regroupe les différentes actions de formation en lien avec le champ d’application des dispositions qui sont en rapport avec la formation professionnelle continue. Ce sont en faite des actions qui requièrent des savoirs utilisables dans la vie professionnelle. C’est le cas par exemple pour les actions d’adaptation des compétences et développement des salariés, les actions de préformation et/ou de préparation à la vie professionnelle, sans oublier les actions de conversion, de promotion professionnelle, etc.
Est-ce que les actions destinées aux jeunes scolarisés font-elles partie de la formation professionnelle continue ?
La réponse est définitivement non. La formation d’apprentissage et de scolarité ne concorde pas en effet avec le champ de la formation professionnelle continue parce que celle-ci s’adresse plutôt aux personnes qui essaient d’entrer dans la vie active ou qui sont déjà dedans. C’est le cas par exemple pour les demandeurs d’emploi et les personnes qui souhaitent réintégrer le marché de l’emploi après une interruption.
Quel régime de la TVA pour les organismes de formation professionnelle ?
Les organismes qui réalisent un chiffre d’affaires de plus de 33 200 euros sont soumis à la TVA. Cela dit, une exonération de leur activité est tout de même possible selon article 261-4-4 du Code général des impôts.
Pour bénéficier de cette exonération, vous devez télécharger le document CERFA sur le site web www.impots.gouv.fr . Et le compléter en indiquant l’adresse du service impôts des entreprises compétent. Votre demande doit se faire en 3 exemplaires (tous originaux). Et vous devez l’adresser au service du contrôle de la formation professionnelle. Celui-ci dispose de trois mois pour accorder ou refuser votre demande d’exonération de la TVA. Vous serez notifiés de sa décision par lettre recommandée avec accusé de réception. Le service Impôts des entreprises concerné recevra en même temps que vous cette décision.
De manière générale, le département du contrôle de la formation professionnelle accepte les demandes qui lui sont adressées, à partir du moment que la déclaration d’activité contient un numéro actif et que vous êtes à jour par rapport à vos obligations administratives.
Les établissements menant des activités multiples doivent veiller à faire la différence entre les activités qui relèvent du champ de la formation professionnelle continue car certaines activités sont exonérées de la TVA tandis que les autres ne le sont pas.
Conclusion
Le numéro de déclaration est un élément qui vous permet de proposer des formations professionnelles dans plusieurs domaines. C’est un élément clé pour qui souhaite se lancer dans l’activité de formation.