En règle général, il vaut mieux diriger et apprendre à confier des tâches à d’autres personnes dans le but d’être le plus efficace possible. Utiliser les assistants virtuels est d’ailleurs tout un art comme l’a démontré Tim Ferriss dans son livre « la semaine de quatre heures ». Le premier conseil que j’ai à vous donner si vous voulez faire appel à un assistant virtuel c’est d’abord d’apprendre à parler anglais.
En effet, rares sont ceux disponible dans la langue de Molières ! Il existe des équipes d’assistants virtuels basés notamment en Inde et en Chine, pensez à prendre en compte le décalage horaire pour la réalisation de vos travaux !
Comment travailler avec un assistant virtuel ?
Ils peuvent être d’une aide précieuse pour certaines tâches gérables à distance, à condition toutefois de savoir exactement comment formuler vos attentes. Le conseil que donne Tim est le suivant : Soyez le plus précis possible dans votre requête et indiquez clairement la finalité de votre demande, puis demandez à vérifier que votre assistant a bien compris en lui demandant de vous envoyer son plan d’action par rapport à la tâche que vous lui avez confiée rapidement après qu’il l’aie commencé, par exemple au bout d’une heure de travail afin de vérifier que vous vous êtes bien compris.
Où trouver un assistant virtuel ?
Il n’y a pas de règle absolue en matière de sélection d’assistants virtuels, qu’ils soient locaux ou étrangers d’ailleurs. Un élément à prendre en compte est bien évidemment le genre de tâche que vous souhaite leur confier. Il faut aussi éviter au maximum d’avoir à faire à un seul assistant, il vaut mieux privilégier une équipe ou moins la possibilité d’avoir recours à des assistants de substitution, dans le cas contraire on aurait un point fragile dans notre système, correspondant à un point unique d’échecs dans le monde de la haute technologie !
Le choix de l’assistant n’est pas évident. Un assistant local pourra très bien faire le travail demandé tandis qu’un assistant étranger aura parfois plus de mal. L’inverse est également vrai. Le mieux c’est encore de tester ! Le but étant de trouver une bonne équipe mettant également un point d’honneur à sécuriser vos données confidentielles : je vous rappelle qu’un assistant a accès à beaucoup d’éléments personnels, parfois intimes et qu’il vaut mieux se prémunir d’éventuelles fuites ou piratages de vos données.
Il y a aussi la question du prix : il faut l’évaluer suivant le coût à la tâche et non le coût horaire. Je cite Tim Ferriss :
« Sachez par exemple que les dirigeants les plus grands cabinets d’expertise comptable et de conseil en management facture régulièrement à leurs clients des honoraires à six chiffres pour des rapports de recherche et des études qui sont externalisés en Inde pour 1/100ième du prix. »
Enfin, la barrière de la langue peut-être un frein qui peut même vous faire perdre énormément de temps avec les allers-retours liés à la difficulté de la communication avec votre assistant virtuel. Ce qui aura également comme conséquence d’augmenter le coût final !
Gérez les coûts !
Dans le but d’éviter tout dépassement en terme de coût pour une action à effectuer, fixez un plafond horaire ! Enfin, testez, des équipes locales et étrangères et comparez les coût au résultat total (et non le coût horaire !) pour obtenir un travail équivalent en terme de qualité et de quantité.
D’une manière générale, ne donnez pas à vos assistants la possibilité de perdre du temps !
Les craintes liées à la délégation et le contrôle des dégâts…
On a tous cette crainte d’être confronté à un achat irrégulier qu’aurait fait notre assistant virtuel à l’étranger. Par ailleurs, c’est arrivé à chacun d’entre nous de se faire pirater ou ses coordonnées bancaires. Cette crainte paraît donc justifiée.
Quelques règles de sécurité s’imposent :
– Ne jamais donner accès à votre carte de paiement associée à votre compte, préférez utiliser les cartes de crédit !
– Créer un nouveau nom d’utilisateur et mot de passe sur les sites sur lesquels doit se connecter votre assistant !
Quel genre de tâches peut-on confier à un assistant virtuel ?
On peut confier à un assistant virtuel toutes sortes de tâches qui peuvent se faire à distance :
–Gérer vos emails;
–Prendre des rendez-vous;
–Ecrire des articles de blog;
–Editer des vidéos;
–Retirer des abonnés d’une newsletter que vous gérer;
Etc
Vous l’aurez compris, le premier but recherché avec un assistant virtuel c’est le gain de temps sur les tâches chronophage. Imaginez par exemple estimiez que votre salaire horaire doit être de 50 € par heure, vous pouvez déléguer toutes les tâches qui seraient estimées rapporter moins que cela à votre entreprise.
On peut également s’en servir comme d’un pilier d’investissement en sélectionnant plusieurs profils d’assistants virtuels. Par exemple on peut imaginer embaucher un chef de projet qui aurait pour but d’embaucher lui-même des assistants virtuels dans le but de réaliser un travail que vous lui auriez confié. En ce sens, l’idée d’avoir recours à la délégation est intéressante pour se développer et faire prospérer son entreprise.
Ci-dessous, voici un planning bien utile qui peut nous rappeler dans quel cas il vaut mieux déléguer…
Par ailleurs il est conseillé de tester les assistants virtuels pour nous apprendre à gérer une équipe (diriger et confier des tâches à d’autres), ce qui favorise notre expérience, même si on en a pas expressément besoin !
On peut commencer par exemple par une tâche quotidienne répétitive ou encore un projet test. Pour tout ce qui est de l’ordre des tâches rédactionnelles importantes, préférez les assistants virtuels locaux à des assistants étrangers dans le but d’améliorer la clarté d’ensemble de votre communication.
P.S. pour aller encore un peu plus loin sur cette histoire d’assistants virtuels, je vous propose une liste de points à réaliser si vous êtes vraiment intéressé pour déléguer certaines tâches…
Commencez petit mais voyez grand!
Tina Forsythe, indiquée dans le livre de Tim Ferris nous mentionne certains points complémentaires :
– Examinez votre liste de choses à faire : quelle tâche y est inscrite depuis le plus longtemps ?
– Chaque fois que vous êtes interrompu ou que vous changez de tâche, demandez-vous : un assistant pourrait-il s’en charger ?
– Penchez-vous sur les points pénibles : qu’est-ce qui vous cause le plus de frustration et d’ennui ?
Voici quelques exemples de tâches chronophage couramment rencontrées dans de petites sociétés présentes sur Internet :
– Soumettre des articles sur son site pour générer du trafic et créer des mailings liste ;
– Participer à des forums de discussion ou agir comme modérateur ;
– Gérer les programmes d’affiliation ;
– Créer du contenu pour des newsletter électronique et des blogs et les publier ;
– Effectuer des recherches et se documenter pour de nouvelles initiatives marketing ou analyse des actions marketing en cours.
S’il ne faut pas attendre de miracle d’un assistant unique il ne faut pas non plus être trop timoré. Le but est quand même de lâcher les commandes et de gagner du temps. Apprenez à sortir de votre zone de confort, c’est le but de cet exercice. Vous pouvez tester les limites de ses compétences.
Les conseils de Tim Ferris :
– Identifier les cinq tâches extra professionnelles qui vous prennent plus de temps et les cinq tâches personnelles que vous pourriez externaliser pour le simple plaisir d’essayer.
– Restez synchronisés : organisation et calendriers. Si vous décidez de confier un assistant le soin de prendre vos rendez-vous et de les noter dans votre agenda, vous devez prendre les dispositions nécessaires pour que vos calendriers respectifs soient à jour et parfaitement synchronisés.
Quelques assistants virtuels en Français :
https://www.juliedesk.com/fr/fonctionnalites/
http://www.votreassistantvirtuel.com/
Je ne saurais que trop vous recommander par ailleurs de consulter certains profils d’assistants virtuels sur le site leboncoin.fr mais n’oubliez pas qu’il vaut mieux avoir une équipe d’assistants virtuels qui peuvent se relayer qu’un seul assistant sur lequel vous feriez reposer une partie intégrante de votre entreprise !
Un assistant virtuel artificiel :
Ayant compris les besoins de notre génération google a par ailleurs créé un robot (enceinte intelligente) un type d’assistant virtuel nouvelle génération nommé Google Home ! Voyez plutôt cette vidéo de présentation trouvée sur YouTube…
Très pratique pour des fonctions de base, cet outil créé par Google permet de consulter le net, de mettre de la musique ou même un film sur la télévision directement en parlant ! On se croirait presque dans retour vers le futur !
Conclusion :
Il ne vous reste plus qu’à choisir et déléguer pour atteindre le maximum d’efficacité avec vos assistants virtuels ! Remplissez vos objectifs grâce à cette aide indispensable et gagnez un temps précieux en déléguant des tâches chronophages afin de vous concentrer sur l’essentiel !
Bien à vous,
Luc